Politique de
confidentialité

Objet de la politique

La présente politique de confidentialité explique comment FIRELAB Pyrénées collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel traitées dans le cadre de son site internet, de ses échanges professionnels, de ses formulaires, de ses communications électroniques et, le cas échéant, de son espace sécurisé.

FIRELAB Pyrénées accorde une attention particulière à la confidentialité des informations transmises, notamment lorsqu’elles concernent un sinistre, une expertise, une analyse technique, un dossier assurantiel, une procédure judiciaire, une procédure amiable, un différend technique ou des documents professionnels sensibles.

Elle complète les Mentions légales et la Politique de cookies.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Stéphane Weibel, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial FIRELAB Pyrénées.

• Adresse : 9F rue des Usines, 64800 Mirepeix, France
• SIREN : 444 432 652
• SIRET du siège : 444 432 652 00063
• Adresse générale : contact@firelabpyrenees.fr
• Droits RGPD et confidentialité : rgpd@firelabpyrenees.fr

Données concernées

Selon les situations, FIRELAB Pyrénées peut traiter des données d’identité et de coordonnées, des informations relatives à une demande ou à une mission, des données administratives et de facturation, des données de communication, des données techniques et, lorsque l’espace sécurisé est ouvert, des données liées aux comptes, accès, dépôts, téléchargements et journaux de sécurité.

FIRELAB Pyrénées ne demande pas de données sans lien avec la finalité poursuivie. Les informations transmises volontairement par un utilisateur doivent rester proportionnées à la demande.

Finalités et bases légales

Les données sont traitées pour répondre aux demandes, qualifier une situation, évaluer la possibilité d’une mission, gérer les échanges professionnels, établir et suivre les documents contractuels et de facturation, assurer le suivi d’un dossier, sécuriser le site et respecter les obligations légales, comptables, fiscales, probatoires ou judiciaires applicables.

Selon les traitements, les bases légales utilisées sont l’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles, l’intérêt légitime de FIRELAB Pyrénées, le respect d’une obligation légale ou le consentement lorsque celui-ci est spécifiquement requis.

Les données ne sont pas utilisées pour établir un profil commercial automatisé. Elles ne sont pas vendues à des tiers.

Formulaire de contact et demandes entrantes

Les données transmises via le formulaire de contact ou par e-mail sont utilisées pour comprendre la demande, y répondre et, si nécessaire, proposer une suite adaptée.

Le formulaire de contact ne doit pas être utilisé pour transmettre spontanément des pièces sensibles, confidentielles ou judiciaires. Lorsque de tels documents sont nécessaires, FIRELAB Pyrénées indique le canal approprié de transmission.

E-mails, téléphone et SMS

Les échanges par e-mail peuvent être traités au moyen des services de messagerie utilisés par FIRELAB Pyrénées et par les outils techniques nécessaires à l’envoi des messages du site.

Les adresses fonctionnelles prévues sont contact@firelabpyrenees.fr, publication@firelabpyrenees.fr, rgpd@firelabpyrenees.fr, administratif@firelabpyrenees.fr et facturation@firelabpyrenees.fr.

FIRELAB Pyrénées peut utiliser les numéros de téléphone transmis pour rappeler un interlocuteur, confirmer une information, organiser un échange ou assurer le suivi d’une demande ou d’une mission. Les SMS techniques ou relationnels ne doivent pas contenir de données sensibles, de secret d’accès, de lien public non maîtrisé ou d’information excessive sur un dossier.

Espace sécurisé et documents transmis

FIRELAB Pyrénées peut mettre à disposition un espace sécurisé destiné à faciliter le suivi d’une mission, la transmission de documents ou la consultation d’informations professionnelles. Cet espace n’a pas vocation à être utilisé comme espace public. Son accès doit être limité aux personnes autorisées, avec des droits adaptés à chaque dossier.

Les documents transmis peuvent contenir des informations relatives à un sinistre, un bâtiment, une entreprise, une personne, un contrat, une procédure ou une mission. Ils sont traités dans un cadre strictement professionnel, confidentiel et limité à la finalité pour laquelle ils ont été transmis.

Lorsque la mission intervient dans un cadre judiciaire, les échanges et documents sont traités dans le respect des règles applicables à l’expertise judiciaire, notamment les principes d’indépendance, d’impartialité, de confidentialité et de contradictoire.

Tant que l’espace sécurisé n’est pas déclaré opérationnel, aucune page du site ne doit le présenter comme un service ouvert au public ou comme un espace de dépôt utilisable.

Stockage, destinataires et sous-traitants

Le site est hébergé par OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France. Le stockage documentaire lié à l’espace sécurisé peut s’appuyer sur une infrastructure OVHcloud Object Storage lorsque ce raccordement est effectivement activé.

Les documents transmis dans le cadre d’une mission ne doivent pas être publiés dans la médiathèque publique WordPress. Ils doivent rester dans un espace de stockage adapté, fermé et limité aux personnes autorisées.

Les données peuvent être accessibles, selon les besoins, à FIRELAB Pyrénées, aux prestataires techniques, administratifs, comptables ou juridiques nécessaires, ainsi qu’aux autorités, juridictions, auxiliaires de justice, assureurs, experts ou parties concernées lorsqu’une obligation légale, une mission, une procédure ou la défense de droits le justifie.

Les services techniques susceptibles d’intervenir comprennent notamment OVHcloud, WordPress, FluentSMTP, Google/Gmail ou Google Workspace, les services OVH de SMS si activés, et les prestataires de sécurité, de sauvegarde, de maintenance, de comptabilité ou d’assistance technique nécessaires.

Transferts hors Union européenne

FIRELAB Pyrénées privilégie des prestataires établis dans l’Union européenne ou proposant un cadre contractuel adapté. Lorsque certains services impliquent un traitement ou un accès possible depuis un pays situé hors de l’Union européenne, FIRELAB Pyrénées veille à ce que des garanties appropriées soient prévues.

Durées de conservation

Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée le cas échéant des durées imposées ou permises par la loi.

• demandes de contact sans suite : durée nécessaire au traitement de la demande, puis suppression ou archivage limité si une conservation est utile à la preuve des échanges ;
• demandes non suivies d’une mission mais présentant un intérêt probatoire : conservation limitée pouvant aller jusqu’à 5 ans à compter du dernier échange utile ;
• missions privées, techniques ou assurantielles : durée nécessaire au suivi actif, puis archivage intermédiaire restreint pouvant aller jusqu’à 5 ans après clôture lorsque cette conservation est nécessaire ;
• expertise judiciaire : conservation pendant la mission et, après clôture, selon les exigences de la procédure, les demandes de la juridiction, les obligations applicables et les besoins strictement nécessaires ;
• documents administratifs, comptables, devis, factures et pièces justificatives : conservation selon les durées légales applicables, notamment 10 ans pour les pièces comptables et justificatives ;
• journaux techniques et de sécurité : durée limitée aux besoins de sécurité, d’audit et de prévention des abus, sauf conservation plus longue justifiée par un incident ;
• documents transmis via l’espace sécurisé : disponibilité limitée au besoin opérationnel de la mission, puis suppression de l’espace courant ou archivage restreint si une conservation reste nécessaire.

Les documents n’ont pas vocation à rester accessibles indéfiniment dans l’espace sécurisé. Une politique de conservation plus détaillée devra être arrêtée avant l’ouverture opérationnelle de cet espace.

Sécurité

FIRELAB Pyrénées met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération ou la divulgation non maîtrisée.

Ces mesures peuvent comprendre l’utilisation du protocole HTTPS, la limitation des accès, la séparation entre le site public, l’administration WordPress et l’espace sécurisé, la journalisation de certains événements, la limitation des tentatives d’accès, l’utilisation d’identifiants individuels, la conservation des secrets techniques hors du code public et le stockage des documents sensibles dans un espace non public.

Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. FIRELAB Pyrénées s’engage toutefois à adapter ses mesures aux risques identifiés et à ne pas ouvrir l’espace sécurisé tant que ses contrôles essentiels ne sont pas validés.

Cookies et droits des personnes

La gestion des cookies et traceurs est détaillée dans la Politique de cookies.

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, toute personne concernée peut, selon les cas, exercer ses droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité lorsque ce droit est applicable, et retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Ces droits peuvent être exercés en écrivant à rgpd@firelabpyrenees.fr, ou par courrier postal à l’adresse de l’éditeur indiquée dans les mentions légales. En cas de difficulté non résolue, une réclamation peut être introduite auprès de la CNIL : www.cnil.fr.

Mise à jour

Dernière mise à jour : [date de publication du site].